Подписать медицинский документ электронной подписью можно через медицинскую информационную систему (МИС) клиники или через отдельный сервис электронного документооборота (ЭДО). Врач формирует документ, подписывает его усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью, после чего система передаёт запись в РЭМД. Хранится подписанный документ либо в системе клиники, либо у оператора ЕГИСЗ — конкретный вариант зависит от инфраструктуры медорганизации.
Из каких этапов состоит подписание документа
Процесс всегда разбит на четыре шага: создание документа в МИС, подписание электронной подписью, передача в информационную систему и хранение. Формально этапы одинаковы для эпикриза, справки или направления — различается только состав данных внутри документа. Передача чаще всего идёт автоматически: как только врач ставит подпись, документ уходит в очередь на регистрацию в РЭМД без ручного экспорта-импорта файлов.
Регистрация в РЭМД — обязательный шаг для документов, которые входят в утверждённый перечень форм. Без неё документ формально не считается частью электронной медицинской карты пациента, даже если он подписан корректно.
Какие записи подписи не требуют
Автоматические медицинские записи — рентгеновские снимки, результаты УЗИ, данные с диагностического оборудования — не требуют электронной подписи врача. Подпись нужна там, где формируется медицинское заключение или решение специалиста, а не сырые данные аппарата.
Это разделение снимает часть нагрузки с врачей: подписывать нужно протокол или заключение по исследованию, а не сам файл снимка. Ошибка, которую иногда допускают в клиниках, — попытка подписать каждый файл диагностики отдельно, хотя регламент этого не требует.
Где хранится подписанный документ
После подписания документ хранится либо во внутренней системе клиники, либо на стороне оператора ЕГИСЗ. Первый вариант обычно выбирают крупные медорганизации с собственной МИС и достаточными мощностями для хранения архива; второй чаще подходит небольшим клиникам, которым невыгодно поддерживать отдельную инфраструктуру. В обоих случаях документ остаётся доступным через РЭМД — место физического хранения на это не влияет.
Порядок подписания и хранения регламентирован приказом, но сам приказ носит рекомендательный характер, а не обязательный. На практике это означает, что клиника вправе выбирать конкретные технические решения — тип подписи, поставщика ЭДО, схему хранения — при условии, что итоговый документ корректно регистрируется в РЭМД. Общие принципы организации такого процесса подробно описаны в материале про электронный документооборот в медицинской организации, где рассматриваются требования к ЭДО для медицинских и фармацевтических организаций.
Частые вопросы
Какой подписью подписывать медицинские документы — УКЭП или НЭП?
Выбор зависит от типа документа и требований конкретной МИС: часть форм принимает неквалифицированную подпись, часть — только усиленную квалифицированную. Уточнять стоит в регламенте той системы, через которую работает клиника.
Нужно ли подписывать снимки УЗИ или рентген электронной подписью?
Нет, сами снимки и данные аппаратов — это автоматические медицинские записи, подпись врача им не требуется. Подписывается заключение или протокол по результатам исследования.
Что происходит с документом после подписания?
Он проходит регистрацию в РЭМД и сохраняется — в системе клиники или у оператора ЕГИСЗ, в зависимости от выбранной схемы хранения.
Обязательна ли эта схема подписания для всех медорганизаций?
Приказ, описывающий порядок ЭДО, носит рекомендательный характер, поэтому клиники и фармацевтические организации адаптируют его под свою инфраструктуру, сохраняя при этом обязательную регистрацию документов в РЭМД.
Где физически хранится подписанный медицинский документ?
Возможны два варианта: локальное хранение в системе клиники или хранение на стороне оператора ЕГИСЗ. На доступность документа через РЭМД выбор варианта не влияет.
